Therese Macan, autorka przełomowych zagadnień nad produktywnością odkryła, że jednym z najważniejszych elementów zarządzania czasem jest ustalenie priorytetów.

Priorytety to zadania, które są dla Ciebie najważniejsze, bo dają największe i najbardziej korzystne rezultaty.

Są to jednak także najcięższe i najbardziej wymagające zadania. Powinieneś również wiedzieć, które z tych wszystkich zadań do wykonania jest dla Ciebie najważniejsze i najbardziej istotne. Posiadanie codziennych priorytetów na każdy dzień zwiększa wydajność i przekłada się na wyższy poziom energii i poczucia komfortu. Decyzja o wyborze priorytetu sprawia, że planowanie staje się znacznie łatwiejsze.

Jeśli nie wiesz, które zadania powinny być Twoim priorytetem na dany dzień, zadaj sobie te trzy pytania.

1. Które z zadań przynosi najwięcej wartości w mojej pracy?
2. Jakie działanie najbardziej zbliży mnie do kluczowego celu?
3. Czy po skończeniu tego priorytetu, pozostałe zadania będą łatwiejsze do ukończenia?

– Czas na to, co ważne.

Zarezerwuj czas na wszystko, co jest dla Ciebie ważne. Jeśli uznasz, że w danym dniu najważniejsze jest dla Ciebie produkowanie muzyki lub ćwiczenie gry na gitarze, to musisz znaleźć na to czas.

– Co zbliży Cię do celu?

Jeszcze raz zadaj sobie pytanie: Jakie najważniejsze zadanie na tym etapie najbardziej zbliży mnie do mojego postawionego celu? Gdy moim celem jest zmiksowanie całego albumu, to pod ten jeden cel ustalam moje priorytety. Aby zbliżyć się do tego celu, muszę codziennie poświęcić przynajmniej godzinę na miksowanie jednego z utworów. Wyznaczając codzienny priorytet wiem dokładnie, który utwór będę miksować i co dokładnie muszę w nim zrobić. To oszczędza czas, który mógłby mi niewiadomo gdzie przelecieć.

– Ustal konkrety.

Zamiast określać priorytety w sposób ogólny, np. wyprodukować coś nowego – lepiej ustalić konkret. „Zacznę dzisiaj nową produkcję w skali C-moll” czy „nagram temat przewodni na pianinie”. Nie chodzi o to, żeby się ograniczać – skale i brzmienie melodii zawsze możecie zmienić, ale to daje wam łatwiejszy start i przy tym możecie zaoszczędzić dużo czasu.

– Gdy brakuje czasu.

Jeśli nie możesz w ciągu dnia przeznaczyć czasu na zrobienie całej produkcji, to napisz tylko jedną małą rzecz, którą chciałbyś dzisiaj zrobić, np. tylko nagrać perkusję albo napisać progresje akordów. W miksie tak samo, jeśli wiemy że nie mamy wystarczająco dużo czasu, nasze priorytety mogą brzmieć tak: zmiksuje perkusje albo zautomatyzuje głośność głównego wokalu.

– Po prostu zacznij.

Samo zaczęcie pracy nad utworem może spowodować, że popracujemy nad nim dłużej i chętniej niż wcześniej przypuszczaliśmy.

– Magia poranka.

Warto zrealizować swoje priorytety z rana, ponieważ właśnie z rana najmniej rzeczy może nas rozproszyć.

Pamiętaj, przygotuj Twoje 3 najważniejsze zadania przed snem albo najpóźniej z samego rana. To pozwoli Ci przejść przez dzień mając już ustalone najważniejsze cele. Na początku warto ustawić sobie przypomnienie, które przed snem przypomni nam, aby ustalić priorytety na następny dzień. Z czasem stanie się to naszym nawykiem.

Notatnik

Zapisywanie wszystkiego w notatniku pozwala szybko wrócić i przejrzeć zadania, które zrealizowaliśmy w danym tygodniu. Dzięki temu będziemy mogli zaobserwować nasz progres.

Program do listy zadań (To-do)

Dla mnie jest to jedna z szybszych metod zapisywania priorytetów i ich sprawdzania. Aplikację to-do możecie mieć zawsze przy sobie, ściągniętą na telefon czy komputer.

Wirtualny notatnik

Wirtualny notatnik daje nam troszkę więcej niż lista zadań do zrobienia. Zawsze możemy wyszukać jakąś starą notatkę i ją ponownie przeanalizować. Ja polecam notatnik Evernote, ale każdy inny sprawdzi się równie dobrze.

Osobiście codziennie używam zwykłego notatnika, w którym zapisuję wszystkie priorytety na dany dzień. Wszystkie zadania, które nie są priorytetami lądują w programie ToDoist, który mam zainstalowany na komputerze i telefonie. Wirtualnego notatnika używam do zapisywania wszystkich pomysłów, które wpadną mi do głowy lub które mogą być priorytetem kolejnego dnia.

Macie swoje sposoby na bardziej produktywny dzień? Podzielcie się nimi w komentarzu!